Wat binnen je controle ligt op het werk en wat niet
Wat binnen je controle ligt op het werk en wat niet
Veel mensen raken op hun werk uitgeput door problemen die uiteindelijk niet van hen zijn. Vaak begint dat bij betrokken medewerkers. Mensen die hun werk serieus nemen, vooruitdenken en voelen wat de gevolgen zijn als iets blijft liggen. Voor je het weet, ben je niet alleen meer bezig met je eigen werk, maar draag je ook de spanning van besluiten die eigenlijk door iemand anders genomen moeten worden.
Wanneer je blijft wachten op een beslissing van je leidinggevende
Laatst sprak ik een teamleider binnen een technisch productiebedrijf. Hij wachtte al dagen op een terugkoppeling van de directeur. Voordat de productie verder kon, moest de directeur eerst iets uitzoeken bij een extern bedrijf. Zolang dat niet gebeurde, bleef het werk liggen.
De teamleider had zijn deel allang gedaan. Hij had het aangekaart, reminders gestuurd en meerdere keren gevraagd hoe het ervoor stond. Ondertussen begon de druk op te lopen. De planning schoof op, de productie liep achter en hij wist dat een klant waarschijnlijk teleurgesteld zou raken als het te lang duurde.
Wat hem vooral opbrak, was dat hij het niet los kon laten. ’s Avonds bleef hij in zijn hoofd de planning doornemen. Soms pakte hij thuis toch nog even zijn telefoon om te kijken of er inmiddels een mailtje binnen was. Hij dacht vooruit, probeerde problemen vóór te zijn en voelde zich verantwoordelijk voor wat er mis kon gaan. Terwijl de beslissing uiteindelijk niet bij hem lag. Dat zie ik vaker gebeuren.
Waarom loyale medewerkers teveel verantwoordelijkheid dragen
Mensen die al lang ergens werken, gaan vaak steeds meer dragen. Ze kennen de processen goed. Ze weten waar fouten kunnen ontstaan. Ze voelen verantwoordelijkheid richting klanten, collega’s en hun team. Dat is vaak precies waarom organisaties zulke mensen waarderen. Alleen zit daar ook een risico in.
Sommige medewerkers raken op een gegeven moment verantwoordelijk voor bijna alles wat er mis kan gaan. Niet officieel, maar wel in hun hoofd. Dan ontstaan gedachten als:
- “Als ik het niet blijf opvolgen, gebeurt er niets.”
- “Ik moet voorkomen dat dit fout loopt.”
- “Ik kan dit beter zelf oplossen.”
En langzaam raak je verstrikt in problemen die formeel nooit van jou waren.
Wie is eigenlijk de probleemeigenaar?
Tijdens een reflectie stelde ik hem een simpele vraag: Wie is eigenlijk de probleemeigenaar?
Dat moment bracht veel helderheid. De teamleider kon het probleem signaleren. Hij kon reminders sturen, het bespreekbaar maken en aangeven wat de gevolgen waren. Maar de uiteindelijke beslissing lag bij de directeur. Daar lag ook de eindverantwoordelijkheid.
Dat inzicht gaf rust, al maakte het de situatie niet direct makkelijker. Veel mensen begrijpen rationeel best dat iets buiten hun controle ligt, terwijl ze er emotioneel toch aan blijven trekken.
Acceptatie werkt meestal niet als een knop die je omzet. Het is eerder iets wat je moet trainen.
Wat zegt het stoïcisme over controle?
De stoïcijnse filosoof Epictetus schreef ruim 2000 jaar geleden:
“Sommige dingen liggen binnen onze controle en andere niet.”
Simpel gezegd komt het hierop neer: Je hebt invloed op hoe je handelt, communiceert en reageert. Je hebt geen controle over hoe snel iemand anders handelt, hoeveel verantwoordelijkheid iemand neemt of welke keuzes iemand uiteindelijk maakt. Dat onderscheid vergeten veel mensen op hun werk. Ze blijven trekken aan processen, besluiten en mensen waar ze uiteindelijk geen zeggenschap over hebben. En precies daar ontstaat vaak frustratie.
Het verschil tussen verantwoordelijkheid nemen en verantwoordelijkheid overnemen
Verantwoordelijkheid nemen voor je werk is gezond. Maar veel professionals gaan een stap verder. Ze nemen ongemerkt ook verantwoordelijkheid over van anderen. Dat begint vaak vanuit betrokkenheid.
Alleen ontstaat er spanning zodra iemand grip probeert te houden op iets wat eigenlijk buiten zijn rol valt. Je blijft dan nadenken over problemen die niet van jou zijn. Je neemt ze mee naar huis. Je voelt druk over beslissingen die uiteindelijk door iemand anders genomen moeten worden.
Daar lopen veel mensen langzaam op leeg.
Waarom duidelijke rollen rust geven op het werk
Binnen organisaties ontstaat veel ruis doordat verantwoordelijkheden door elkaar gaan lopen.
Mensen bemoeien zich met zaken die eigenlijk niet bij hun rol horen. Leidinggevenden blijven formeel verantwoordelijk, terwijl medewerkers ondertussen de mentale druk dragen. Hoe helderder ieders rol is, hoe minder ruis ontstaat.
Dat betekent niet dat je onverschillig moet worden. Je mag dingen benoemen, risico’s aangeven en verantwoordelijkheid nemen voor jouw deel van het werk. Alleen houdt jouw verantwoordelijkheid ergens op.
Misschien is dat één van de lastigste dingen op het werk: betrokken blijven zonder verantwoordelijkheden te dragen die uiteindelijk niet van jou zijn.
Max | Accept & Adapt